A partir deste ano de 2014, deverá ser dado início à implantação obrigatória do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Conforme informações divulgadas pela Receita Federal do Brasil, a obrigatoriedade de utilização do eSocial deverá respeitar o seguinte cronograma: (i) até 30/04/2014 para produtor rural pessoa física e segurado especial; (ii) até 30/06/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Real; (iii) até 30/11/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador; e (iv) até 31/01/2015 para os órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações. Para os dois primeiros o envio de eventos periódicos (Folha de pagamento e Apuração) iniciará a partir da competência seguinte, maio/2 014 e julho/2014 respectivamente. Para dois últimos envio dos eventos periódicos será obrigatório a partir da própria competência inicial, novembro/20-14 e janeiro/2015, respectivamente.

Apesar do cronograma supramencionado, diante das diversas inconsistências do sistema e da grande pressão do empresariado, estas datas deverão ser prorrogadas. Informações extraoficiais prestadas por Daniel Belmiro Fontes, Coordenador Nacional do projeto eSocial, durante evento realizado no Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo, no dia 18/03/2014, dão conta desta prorrogação. Em sua apresentação foram informados os seguintes prazos: para o grupo (i) citado acima, a implantação do recolhimento unificado deverá ser iniciado em 01/05/2014; para o grupo (ii) o cadastramento inicial deverá iniciar-se em 31/10/2014, o envio de eventos mensais em 10/2014 e a substituição da guia GFIP em 01/2015; e para o grupo (iv) o cadastramento inicial deverá iniciar-se em 31/01/2015, o envio de eventos mensais em 01/2015 e a substituição da guia GFIP em 01/2015. Para o grupo (iii) a data de inicio está sob análise pelos Ministérios e pela Secretaria da Mi cro e Pequena Empresa.

Importante ressaltar que este calendário não é definitivo, estando pendente a publicação de sua regulamentação.

O eSocial é uma ferramenta desenvolvida pelo governo federal com o objetivo principal de coletar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão-de-obra, com ou sem vínculo empregatício, em todo o país. Estas informações deverão ficar armazenadas no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando o acesso a tais dados por todos os órgãos participantes do projeto, ou seja, Ministério do Planejamento, Caixa Econômica Federal (CEF), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério da Fazenda, Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Este sistema de coleta de dados faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, estando integrado a outros programas desenvolvidos pelo governo federal, tais como a Nota fiscal eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital - ECD (SPED Contábil) e a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições - EFD Contribuições.

Os empregadores terão que prestar diversas informações no eSocial (www.esocial.gov.br), desde as informações de admissão, exame médico admissional, cargos, jornada de trabalho, afastamentos, comunicado de acidente de trabalho (CAT), aviso prévio, até as informações demissionais. Estas informações podem ser divididas em 4 grandes grupos sendo eles (i) Eventos Iniciais (cadastros dos dados básicos que identificam o empregador e cada um dos empregados); (ii) Eventos de Tabelas (informações que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do eSocial ou que se repetem em diversas partes do leiaute serão armazenadas em tabelas, os quais guiarão os eventos periódicos e não periódicos); (iii) Eventos Não Periódicos (fato jurídico trabalhista que não tem uma data estabelecida para ocorrer, no entanto, após ocorrido, terá prazo específic o para transmissão); e (iv) Eventos Periódicos (eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência, tendo prazo fatal, em regra, até o dia 7 do mês seguinte). Futuramente, outras informações serão incluídas neste rol, como informações sobre processos judicias e administrativos das empresas, dentre outros. A inserção das informações no eSocial não dispensará os empregadores da manutenção, sob sua guarda e responsabilidade, dos documentos, na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Observa-se, portanto, que não se trata apenas de uma ferramenta a ser utilizada somente pelo Departamento Pessoal dos empregadores, mas sim por todo o seu pessoal, necessitando de uma ação integrada com o setor financeiro, fiscal, contábil, medicina e segurança do trabalho, jurídico (interno e externo), terceirizados, cooperados, etc.

Apesar da necessidade de inserção de diversas novas informações no sistema, as quais não eram obrigatórias anteriormente, o discurso do governo federal é o de que o eSocial vem para simplificar o fornecimento de informações pelos empregadores, inclusive, prometendo eliminar outras obrigações acessórias gradativamente, a partir de 2015, tais como DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), dentre outras. Porém, na prática, a impressão que se tem é de que haverá dificuldades na implementação do sistema e no preenchimento de dados.

Diante da infinidade de informações que serão disponibilizadas, é importante que os empregadores estejam atentos aos prazos e procedimentos obrigatórios para que não sofram eventuais sanções, tanto pelo atraso, omissão, erros ou insuficiência de informações, como por eventuais declarações de práticas contrárias à legislação, o que, se ocorrer, tende a aumentar a exposição dos empregadores às fiscalizações.

Alguns dos maiores desafios dos empregadores, antes da publicação da regulamentação do eSocial, é se adequar aos formatos exigidos pelo Fisco e ao layout do eSocial, reunir e adequar todas as informações da empresa e dos seus colaboradores, desenvolver novas tecnologias adaptadas ao novo sistema (com especial atenção à folha de pagamento), realizar o treinamento e capacitação de seu pessoal interno e, sem dúvidas, revisar e adequar todos os seus procedimentos internos.

Outra grande preocupação é a de como prestar informações que o sistema entenda essenciais, mas que os empregadores não têm acesso ou conhecimento. Exemplos disto é a obrigatoriedade de indicar se o empregado contratado utilizou recursos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a necessidade de informar com exatidão, ou proximidade, o tempo pelo qual o empregado ficará afastado de suas atividades em caso de acidentes ou doença.

Apesar da imensa quantidade de dúvidas que surgem diariamente no que se refere ao eSocial, dúvidas estas que não são devidamente esclarecidas pelos órgãos governamentais, os empregadores que não se adequarem ao sistema, dentro do prazo estabelecido pela futura regulamentação, poderão sofrer sanções, inclusive multas administrativas. Importante se ter em mente que o eSocial não criará novas multas ou sanções, devendo observar sempre aquelas já prevista na legislação existente.

Muitos empregadores ainda não se atentaram ao início da obrigatoriedade da utilização do eSocial, nem mesmo estão buscando adequar seus sistemas e práticas empresariais. No entanto, considerando que os prazos são exíguos e as informações a serem disponibilizadas bastante diversificadas e complexas, é recomendável dar início às medidas necessárias para a implantação da nova obrigação acessória para que seu cumprimento ocorra dentro do cronograma previsto, mitigando-se o grande impacto social e empresarial destas mudanças nas atividades cotidianas da empresa.

Priscilla Carbone Martines, Erika Paulino e Matheus Cantarella Vieira são, respectivamente, advogada responsável pela área trabalhista e advogados associados do escritório Madrona Hong Mazzuco - Sociedade de Advogados (MHM).